VGM – JP Gov Admin Guidance 国交省の指示

(Image Source: IMO Website)
(Source: Shipping Gazette of June 20, 2016 – free translation with supplement by CS24Editor)


What Appears Missing – Global Implications of EDI
Keywords on EDI: “SMDG”, “VERMAS”, “BAPLIE”

English Japanese

The weekly shipping business magazine “SHIPPING GAZETTE” from Tokyo has reported by June 20, 2016 issue of the latest observation on MLIT’s policy guidance (Note: MLIT – Ministry of Land, Infrastructure, Transport and Tourism). Here is a highlight of issues reported in Japanese with free translation in English by CS24 Editor(BAL).  In addition, CS24Editor has added some supplemental information as applicable.

IMO’s Position – EDI Process Based On “UN Global Standard”

(IMO Website)

Although an effective date of VGM was initially scheduled on July 1, 2016 based on the SOLAS Treaty adopted by UN in November 2014. However, in view of various elements continue to present remaining challenges so as to carry out smoother implementation on this date, IMO has now extended the planned date with a transitional period of 3-months. It appears that there remain a variety of tasks and challenges ahead in terms of IT implications or the ability of smoothly process relevant data in EDI process in particular. A very key issue identified is a readiness of e-processing VGM transaction data by the trade community where UN based EDI standard be adhrered.

MLIT’s Postion – To Limit VGM As Japan Local Issue

MLIT has issued its operating guidance of May 23, 2016 to Japan local trade community (that includes carriers, freight forwarders, shippers and terminal operators) on how to adapt to the UN new ruling of VGM. The notice reads;

  • VGM can be submitted to the terminal operator via gate-in slip by Hauler who obtains information from Shipper when a laden container is gated in to port terminal.
  • MLIT certifies with an issuance of MLIT registration number, a shipper or third party weighing company is weighing the cargo in question as per the SOLAS guideline; method 1 or method 2.
  • Based on the above VGM verification, Terminal Operator will use this VGM for stowage planning while VGM is also shared with carriers or shipping lines.

According to this notice by MLIT, a VGM compliance is said to complete when a local party (in most cases a freight forwarder) delivers container in question to relevant terminal operator provided; necessary paperwork of gate-in slips made. This is a procedure by “paper document” as commonly exercised today. It suggests that there is no need to “change” but have the existing modus operandi be kept intact.

VGM Assumes EDI Process Only – Global versus Local

In recent MLIT’s seminar arranged for the local freight forwarders, one forwarder made a question relative to the use of “EDI data” and its implications over VGM processing.

When VGM transaction data is filed, there are expectations on its further use for the global supply chain visibility through EDI processing. In this connection, what is MLIT’S view on positive contribution of Japan VGM data on the global trade or its platform?

Our MLIT’s understanding on SOLAS VGM compliance is limited to Japan local nature where the pertaining law is arranged to meet this objective. In terms of EDI processing among these parties involved such as carriers, freight forwarders and terminal operators, it depends on each individual party who can decide what format and protocols may be used for their EDI execution.

EDI Solution – Two Additional Data Items with Three Keywords

  1. Booking or Bill of Lading number
  2. Container number
  3. VGM + unit
  4. Authorized person’s signatory (submitter of the VGM who may be authorized to act on behalf of shippers
  5. Responsible party Name

SOLAS VGM data submission by Shipper to Carrier requires the above information as mandatory. Two new data items of 4. And 5. are added. These new additions must (for the sake of EDI execution particularly transshipment data processing) secure corresponding database of any IT systems of all parties involved such as carrier, shipper, forwarder and terminal.

For EDI solutions, here comes some technical issues in terms of IT. Let us introduce three keywords i.e. SMDG, VERMAS and BAPLIE. These are the drivers of EDI solution on the global supply chain platform. They enable seamless data exchanges among all parties concerned based on the global standard. No paper document is considered.

SMDG develops and promotes UN/EDIFACT EDI-messages for the Maritime Industry and is an official Pan European User Group, recognised by the UN/EDIFACT Board.

Verified Gross Mass message (VERMAS) to be used in Electronic Data Interchange (EDI) between trading partners involved in administration, commerce and transport.

The EDIFACT Bayplan “BAPLIE” will be used to transmit information about ALL occupied places onboard of a vessel to interested parties like the shipowner and the terminal operator in the next port of call. Although the message is also suitable to transmit information about empty places, this feature will not be used.


2016年6月20付Shipping Gazette誌での「改正SOLAS条約による輸出コンテナ重量の確定(VGM)制度」記事にて指摘された事柄について下記要約する。

  • 国土交通省の基本的考え方について
    • VGM制度: VGM制度はフォワーダーの段階で完了するもので、フォワーダー側でのVGMの正しさが担保されていれば、受け取る側の船社・CYサイドは何もする必要はない
    • 国内港でのTranship:日本港でトランシップされるコンテナについては、最初の船積み港でVGMが担保されているとみなして、日本でのVGMは不要である
    • VGMによる重量情報伝達のグローバル化: 今回の条約は荷送人からターミナル、または船長へ正確な情報を提供するところまでで、国内法令もそこまで。グローバル化という観点については船社がどう扱うかである。
    • EDI等のシステム対応: 船社ごとに情報伝達のフォーマットやシステムがあり、個別の領域であり、これは国交省が口を挟めるところではない。
  • コンテナ搬入票による情報とEDI化の課題
    • 輸出業務フローとデータ技術: CYオペレータのVGM情報(EDI用語-VERMAS)は、船社のS/I情報(B/Lデータ)と合わされる。その後、VERMAS情報は本船積付表(ベイプラン-EDI用語ではBAPLIE)として船社に送信される。このBAPLIEの管理団体SMDG(船社、Terminal Operator等からなる組織)がEDIによる標準化の技術仕様を定めて、これが現在グローバルに使用されている。Microsoft Windowsと同じようにBAPLIEにはVersionがあり、最新Versionを使用することが必要となる。
      • (参考-CS24Editor入手の関連情報)
        現在、日本でのターミナルオペレーターにより使用されているBAPLIE のVersionは、SMDGでも既に保守管理をしていない古いVersion(例えば1.5)を使用している可能性がある。今回のSOLAS VGMで求められている必要情報を付加したBAPLIEには、同Version2.2、または3.1を使用することが求められる。(同関係筋からの情報)
    • VGMの必要項目: 従来のS/I情報に加えて必要なデータとは、①確定したコンテナ総重量/②検量者の社名住所/③重量を確定した責任者と連絡先/④コンテナ総重量の確定方式1か2か、以上の4項目。これまで国交省が指示した“既存のまま”のコンテナ搬入票にでは、関係項目の記入欄がないため、BAPLIEにVGM情報を組み込むとしても、現在の搬入票の書式では必要なデータが取れない。
    • 日本発海外港でのTranship貨物(Feeder)への影響: 先進諸国の船社の多くはVGM制度のEDI対応に動いている。前述のSMDGに参加するのは、Maersk、CMA、Hapagといった有力船社やAPMT、HHLA、PSA、DPWorld等のTerminal Operatorである。最近、世界のコンテナ船社13社が各国のTerminal Operator宛てに、VGM情報はEDIによる処理手順を既に通知、共同発信している。これに基づくと、例えば秋田港発釜山積替えシアトル向けコンテナ貨物の場合、第二船の船社には正しいVGM情報の提供が不可欠であり、基本的には”EDI処理”がそのために必要であり、前提となる。従来と同じ「コンテナ搬入票」によるPaper baseでの処理では釜山積み替え時にEDI処理をする母船からデータ内容の不備を指摘される可能性がある。